西华师范大学会议费管理办法〔2019〕131 号
作者:陈勇   上传时间:2019-09-11  访问量:

 

第一章 总则

第一条 为进一步加强和规范会议费管理,根据《中央和国家机关会议费管理办法》(财行〔2016〕214号)、《四川省省直机关会议费管办法》(川委办〔2014〕9号)、《四川省激励科技人员创新创业十六条政策》(川委办〔2016〕47号)、四川省《关于进一步完善省级财政科研项目资金管理等政策的实施意见》(川委办〔2017〕2号)、《四川省财政厅关于厉行节约相关制度办法有关问题的解答》(川财行〔2015〕255号)文件精神,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法适用于学校及校内各单位(部门)在国内举办(含主办、承办)的业务会议、管理会议和国际会议。

业务会议是指因教学、科研等需要举办的会议,包括学术会议、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。分为科研业务会议和其他业务会议。科研业务会议指使用横向科研、纵向科研等外来科研经费和学校学术会议资助专项安排的会议。其他业务会议包括学校资金安排的科研配套经费、基本科研业务费、科研启动费、英才基金等科研经费和教学类等非科研业务会议。

管理会议是指除业务会议之外的其他国内会议,包括各行政、教辅部门举办的本系统年会等会议。

国际会议是指经上级外事部门批准的,在我国境内举办的与会者来自3个或3个以上国家和地区(不含港、澳、台地区)的会议。

第三条 各单位(部门)举办的会议应当坚持“实事求是、精简高效、厉行节约”的原则,严格控制会议数量、会期和规模,规范会议费管理。

 

第二章  会议审批和管理

第四条 科研业务会议严格按科研预算管理执行,学校自有资金和财政资金安排的会议按规定程序审批并纳入年度预算计划管理。举办会议的所在单位(部门)对经费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担相应的责任。归口管理部门对会议涉及事项负管理和监督责任。

第五条 学校各单位(部门)举办的常规性会议应当于每年9月提出下一年度会议计划(包括主办、承办会议名称、时间地点、会议规模、工作人员人数、所需经费等)经单位负责人审签后报归口管理部门审批汇总和备案,并提交学校审批,学校批准后方可召开。

在年度会议计划外因特殊情况确需召开会议的,须按上述审批程序单独报批。

第六条 各单位(部门)应建立健全会议审批管理制度。

举办会议应先填写《西华师范大学会议审批单》,由所在单位(部门)核准后报归口管理部门审批同意。会议审批单中需列明会议的名称、会议类别、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员数(控制在会议代表人数的10%以内)、所需经费及列支渠道等。教务处、研究生院、继续教育学院归口审批教学类业务会议;科研处归口审批科研类业务会议;党办/校办归口审批管理会议及其他会议;国际合作交流处归口审批国际会议。

归口部门和会议举办单位应严格控制会议数量、会期、规模,注重会议质量,提高会议效率。

归口部门应就会期、规模明确提出审批意见,计财处根据归口部门审定的会期、规模,按照对应的标准报销。

第七条 各单位召开会议应当改进会议形式,充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段,降低会议成本,提高会议效率。内容相近、时间靠近、参会人员相同的会议合并召开或者接续召开。

第八条 会议应优先安排在学校内部会议室、场馆等场所。因工作需要必须在校外召开的,应从严控制,不得到风景名胜区召开会议,且不得突破综合定额标准。根据政府采购管理范围和工作实际情况,选择具有会议定点资格的定点场所召开。

第九条 各单位举办的会议必须落实会议费预算,应有可靠的经费来源,并做到收支平衡。对于使用多种资金渠道举办的会议,按照成本补偿的原则,各单位可适当向参会人员收取会议费,会议费收取的标准不能超过综合定额标准,收取的费用列“其他收入”科目,属于代管性质的纳入“代管款项”科目。

需收取参会人员会议费的会议,应先按规定将收费立项报学校财务等部门审批同意。

会议各项收入应按照相关规定及时足额上交学校统一管理,专款专用。会议费结余按照学校相关管理规定执行。

 

第三章  会议费开支范围与标准

第十条 会议费开支范围包括住宿费、伙食费、其他费用(指

会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具费、医药费等)等综合定额部分和聘请授课专家的讲课费、城市间交通费,以及同声传译翻译费、同声传译设备租金等非定额部分。相关支出在会议费中列支。

前款所称交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

第十一条 除聘请授课专家的讲课费、城市间交通费,以及同声传译翻译费、同声传译设备租金外,会议费实行综合定额标准,分项核定、总额控制。综合定额标准如下:

(单位:元/人·天):

会议类别

住宿费

伙食费

其他费用

合计

科研业务会议

450

150

150

750

其他业务会议

390

130

130

650

管理会议

240

110

50

400

国际会议

600

200

200

1000

注:管理类会议严格按《四川省省直机关会议费管理办法》执行。

(一)各类会议应在综合定额标准以内结算报销。各项费用之间可以调剂使用。

(二)管理类会议伙食费不得超过上述明细标准,不安排就餐的会议,综合定额在按照扣除伙食费后的定额标准执行;不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行。

(三)参会人数含参会人员、工作人员和聘请的授课老师,不含参会人员自带车辆驾驶员。会议举办单位可协调安排驾驶员食宿,费用由其所在单位按差旅费管理办法报销。

(四)有委托其他单位承办会议事项的,应签订书面委托合同(协议),会议费在规定标准内报销或按照协议办理。

第十二条 下列费用在综合定额标准外单独核算。

(一)会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费,原则上由其所在单位报销。对因工作需要,邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费,可以在会议费中报销。

(二)同声传译人员翻译费、同声传译设备租金。

(三)参会专家人员费用。向邀请参会专家发放的讲课费、劳务费。劳务费的发放应采取银行转账等非现金方式支付,并依法缴纳个人所得税。讲课费、劳务费标准由人事处制定并执行相应标准。

第四章 报销管理

第十三条 各单位(部门)在会议结束15日内应当及时汇总票据,按照一事一报的要求,在开支范围和标准内凭票报销,集中办理报销手续。

会议费报销时应提供:

(一)会议通知;

(二)会议审批单;

(三)实际参会人员签到表;

(四)原始发票、电子结算单、委托协议(合同)等。

第十四条 会议费支付严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的规定执行,原则以银行转账或公务卡方式结算。

 

第五章  监督问责

第十五条 学校纪检监察、审计、财务等部门对各单位会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括:

(一)会议活动是否按规定履行审批手续;

(二)会议费开支范围和标准是否符合规定;

(三)会议费报销和支付是否符合规定;

(四)会议费管理和使用的其他违反本管理办法情况。

第十六条 严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁预存、套取会议费设立“小金库”。

第十七条 各单位应严格执行会议费开支标准规定,严禁使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与会议无关的费用。会议期间不得组织会议代表旅游及与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品。

第十八条 违反本办法规定,有下列行为之一的,依法依规追究会议举办单位和相关人员的责任:

(一)预存、套取会议费设立“小金库”的;

(二)虚报会议人数、天数等进行报销的;

(三)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;

(四)违规报销与会议无关费用的;

(五)其他违反本办法行为的。

对发现问题的单位,由学校纪委办公室、纪检监察室、巡查办公室、审计、财务等部门责令改正,追回资金,并视情况予以通报。对直接责任人和相关负责人,学校按规定给予行政处分。涉嫌违法的,移送司法机关处理。

第六章  附则

第十九条 本办法自2019年9月1日起执行。本办法由计划财务处会同归口管理部门解释。

附表1.西华师范大学会议审批表

  2.西华师范大学会议费报销汇总表

 

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